Integritetspolicy

1.                         Inledning

Lexium har för avsikt att vara nogranna och transparenta med hur din information används och vill med den här policyn förtydliga detta. Som besökare och användare av vår webplats och/eller våra tjänster accepterar du de riktlinjer som beskrivs i dessa villkor och samtycker till den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy.

För att leva upp till de krav som ställs har vi inventerat

• för vilka kategorier av registrerade vi behandlar personuppgifter
• i vilka sammanhang vi behandlar personuppgifter och delat in dem i olika kategorier, beskrivit syfte och hur länge vi behandlar de olika informationskategorierna.
• med vilka underleverantörer vi delar personuppgifter och vid behov upprättat personuppgiftsbiträdesavtal ¹. Samtidigt ser vi över vilka leverantörer vi delar personuppgifter med och konsoliderar

1.1                     Personuppgiftsansvar

Lexium är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Att vara personuppgiftsansvarig innebär att vi därför informerar dig om att vi samlar in dina personuppgifter, hur vi gör det och varför. Vi har rutiner så att du kan begära att få dina uppgifter ändrade, begära ut de uppgifter vi har om dig eller helt bli raderad från våra system. Vi delar inte dina uppgifter till tredje part utan att du själv har godkänt detta.

1.2                     Varför samlar vi in uppgifter?

Lexium samlar in och använder dina personuppgifter enligt ovan för att uppfylla, förbättra och anpassa våra åtaganden, tjänster och produkter, för att säkerställa att kunderna är nöjda med de tjänster och produkter vi levererar samt för att samla in statistik om och utveckla vår webbplats, vår webbutik samt vårt driftsystem.

Vi använder också informationen i vår dagliga kommunikation och i marknadsföringssyfte för att informera dig om produkter och tjänster från oss samt delge guider, information och nyheter som vi, baserat på vad vi vet om dig, bedömer du kan ha ett intresse / behov av i vår affärsrelation. Genom att följa upp vår epostutskick kan vi tex se om något ämne är särskilt intressant och vi kan då /fördjupa oss inom det ämnet och/eller anpassa våra tjänster/produkter därefter.

Du kan närsomhelst be oss ändra dina uppgifter, få dem utlämnade eller be oss ta bort dig helt från våra databaser. Du kan själv klicka på länken ”Avsluta prenumeration” i mailutskick från oss eller maila till oss på info@lexiumforvaltning.se

1.3                     Varför samlar vi in uppgifter?

Beroende på i vilka situationer du kommer i kontakt med Lexium så kan dina personuppgifter vara inom någon av nedanstående kategorier;

• Kontaktuppgifter såsom namn, befattning, e-postadress och telefonnummer.
• Användarinformation om hur du använder vår hemsida och våra tjänster. Sådan information kan inkludera IP-nummer, typ av enhet och webbläsare samt information om hur du interagerar på vår site, vilka sidor du besöker, vilka knappar du trycker på osv.
• Registrering av utförda arbeten med positioner och tidpunkter.
• Åsikter om vår leverans och våra tjänster
• Annan information som vi mottar från dig igenom din kontakt med oss

Observera att personlig information som möjliggör identifiering av dig, eller annan känslig information som du förser oss med via vår website, andra öppna forum, våra system eller andra öppna kommunikationskanaler såsom direktmeddelanden i sociala medier kan komma att läsas av andra. Exempelvis om du skriver en kommentar i våra sociala medier och/eller blogg och lämnar ut uppgifter så att fler kan ta del av dem. Vidare kan information komma att delas till leverantörer i samband med leverans av tjänster och samlas in av andra.

1.4                     Hur samlas uppgifterna in?

De vanligaste sätten för oss att registrera dina uppgifter är:

• som prospect (potentiell kund) i vårt CRM, där våra säljförsök och möten registreras
• i samband med att företaget där du arbetar tecknar ett avtal med oss och att vi har tex protokollförda möten i samband med leveransen; uppföljningen eller utvecklingen
• när du söker ett jobb hos oss eller hyrs in via en leverantör
• som leverantör eller anställd av en leverantör, då dina arbetstider och positioner kan registreras och sparas

Via vår websida så samlar även in uppgifter via så kallade “cookies”. En cookie är en textfil som placeras på din hårddisk och som normalt används för att förbättra webbplatsen för användaren, till exempel för att på automatik kunna anpassa en webbplats efter besökarens önskemål och val. Cookies gör bland annat att vår webbserver känner igen dig och automatiskt tar fram de uppgifter du registrerat tidigare så att du slipper ange dem igen, vilket sparar tid och ger en bättre funktionalitet samt en smidigare användarupplevelse för dig.

Du kan själv välja om du vill acceptera eller blockera cookies. De flesta webbläsare tar emot cookies automatiskt, men du kan ändra webbläsarens inställningar så att den nekar cookies. Nedan följer några exempel på hur du gör för respektive webbrowser.

• Chrome
• Safari
• Firefox
• Internet Explorer

Observera att om du väljer att blockera cookies så kan detta i vissa fall försämra funktionaliteten och upplevelsen av webbplatsen/webbapplikationen.

1.5                     Kontakt baserat på intresseavvägning

Du kan finnas med i vårt CRM baserat på din yrkesroll och/eller den arbetsgivare du representerar. Vi har bedömt att det finns ett ömsesidigt intresse/behov för oss att erbjuda just dig våra produkter och tjänster och att det motiverar att vi samlar in och sparar dina uppgifter. Baserat på denna intresseavvägning har dina kontaktuppgifter inhämtats från publikt tillgängliga platser (exempelvis ditt företags hemsida) och/eller kan ha köpts in av företag som säljer dylika uppgifter. Vi använder uppgifterna för att ta kontakt med dig i din yrkesroll och du kan enkelt avregistrera dig från utskick, välja vilken typ av information du vill få eller helt enkelt be oss att ta bort dig helt från våra databaser. Vi ser inget värde i du får information du inte vill ha.

1.6                     Kontakt baserat på samtycke

Till exempel måste alla våra kandidater till ett arbete registrera sig i vårt system för rekrytering. I samband med registreringen så måste du samtycka till hanteringen av dina personuppgifter. Efter en viss tid utan kontakt med oss så kommer din information att rutinmässigt raderas.

1.7                     I vilka system använder vi dina uppgifter?

På Lexium har vi några olika system där vi hanterar personuppgifter för att uppfylla våra, avtal, lagliga krav och intresseavvägning.

• Affärssystem/CRM

Här registrerar vi alla aktiviteter vi vidtar i vår affärsrelation, fel, olyckor m.m. De uppgifter som hanteras är namn, mail, telefonnummer, synpunkter m.m. Vi registrerar uppgifterna med intresseavvägning och baserat på lagliga krav.

• Löneprogram

Som ovan med tillägg för lön, arbetstid, arbetsplats, hemadress, närmast anhörig m.m.

• Rekryteringstjänst

Som ovan samt CV, information som du själv samtycker till och registrerar, omdömen och utvärdering vid intervjuer m.m.

• Personalsystem

Hantering av ytterligare uppgifter som är kopplade till den anställdes anställning såsom, uppföljningssamtal, omdömen, semestrar mm

• MS Office – E-post

Här hanterar vi de uppgifter du delger oss via E-post och vi utgår från att du samtycker till att vi hanterar de uppgifter du delger oss via e-post

• Driftsystem

Här registrerar vi de arbeten och det underhåll vi utför hos våra kunder, ibland innefattar det information på individnivå. Som regel sparas data under kontraktstiden för att kunna fullgöra avtalet och våra åtaganden.

1.8                     Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Har du själv tagit kontakt med oss så lagrar vi dina kontaktuppgifter tills någon av oss vill avsluta kontakten. Om du vill avsluta kontakten kan du göra det genom att skicka ett mail till info@lexiumforvaltning.se eller klicka på länken i slutet på våra mailutskick. Om vi har tagit kontakt så lagrar vi din data så länge vi tror det finns ett intresse/behov för detta. Vi går löpande igenom våra databaser och tar bort kontakter som inte visar ett intresse vid kontakt.

1.9                     Data / informationssäkerhet?

Det är viktigt för oss att du kan vara trygg med att vi hanterar din information på ett tryggt och säkert sätt. Lexium har därför valt, för att skapa hög säkerhet, ha en centralt låst datamiljö med centraldatalagring som det görs backup på dagligen. Vidare har personalen begränsad tillgång till den information vi sparar. Vi arbetar efter modellen ”need-to-know”. Det man verkligen behöver ha tillgång till är det man får tillgång till. Vi hanterar all information i enlighet med etablerade säkerhetsstandarder och rutiner för att kunna skydda informationen mot obehörig åtkomst, ändring, spridning och förstörelse.

1.10                   Ändringar och tillägg till integritetspolicyn

Vi kommer löpande utveckla vår integritetspolicy samt ha den publicerad på vår webplats. Vi rekommenderar därför att du regelbundet besöker vår webplats för att hålla dig uppdaterad.

1.11                   Frågor angående integritetspolicyn?

Om du har frågor eller synpunkter gällande Lexiums integritetspolicy eller informationshantering, vill att vi delger dig vilka uppgifter vi har om dig eller vill uppdatera eller radera dina uppgifter från vår databas, vänligen kontakta oss på mail till; info@lexiumforvaltning.se